Cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân huyện là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; từ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết hồ sơ đến giao trả kết quả được thực hiện một đầu mối là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ) đặt tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (bộ phận Một cửa), do Chủ tịch UBND huyện thành lập.

Công tác giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Văn phòng Hội đồng nhân dâ và Ủy ban nhân dân huyện A Lưới trong thời gian qua đã từng bước đi vào nề nếp, thủ tục hành chính được công khai minh bạch; việc ứng dụng công nghệ thông tin từng bước được đẩy mạnh, góp phần tích cực trong việc giải quyết nhanh chóng, kịp thời các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác.

Tuy nhiên, việc giải quyết một số thủ tục hành chính cho các tổ chức, cá nhân tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả đặt tại Văn phòng HĐND và UBND huyện vẫn còn một số tồn tại, hạn chế đã gây không ít phiền hà, khó khăn cho các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác. Do vậy, việc nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực thi công vụ, nhiệm vụ theo các quy định của pháp luật; tạo điều kiện cho các tổ chức, cá nhân tham gia vào tiến trình cải cách, giám sát hoạt động thực thi công vụ, nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức có một vai trò hết sức quan trọng.

Trong bài viết này xin giới thiệu một số quy định về vai trò, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quan chuyên môn liên quan đến việc tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả đặt tại Văn phòng HĐND và UBND huyện ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2012 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế quy định tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND các huyện, thị xã, thành phố như sau:

- Về nguyên tắc tiếp nhận, giao trả kết quả: Công khai, minh bạch và đảm bảo giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; tiếp nhận và giao trả kết quả tại một đầu mối duy nhất là bộ phận TN&TKQ thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện.

Các phòng chuyên môn không trực tiếp nhận hoặc giao trả kết quả cho tổ chức, cá nhân đối với những thủ tục hành chính đã được quy định thực hiện theo cơ chế một cửa.

Tổ chức, cá nhân không liên hệ với phòng chuyên môn để được giải quyết thủ tục hành chính. Quá trình thụ lý và giải quyết hồ sơ, cán bộ, công chức làm việc tại các phòng chuyên môn và đơn vị liên quan không tiếp xúc với tổ chức, cá nhân đang có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính dưới bất kỳ hình thức nào.

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chỉ tiếp nhận khi hồ sơ đúng số lượng và đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Quyết định công bố Bộ thủ tục hành hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện áp dụng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; đồng thời, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền; đối với hồ sơ chưa đúng số lượng hoặc chưa đủ các loại giấy tờ theo quy định thì không tiếp nhận và hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn hồ sơ để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh.

- Việc giải quyết các trường hợp hồ sơ có nội dung chưa phù hợp:

Đối với phòng chuyên môn: Trong thời hạn không quá 03 ngày (đối với hồ sơ có thời hạn giải quyết dưới 16 ngày); 05 ngày (đối với hồ sơ có thời hạn giải quyết trên 16 ngày) tính từ ngày bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ thông báo trả hồ sơ và hướng dẫn tổ chức, cá nhân điều chỉnh, bổ sung các nội dung hồ sơ. Việc hướng dẫn điều chỉnh hồ sơ, bổ sung nội dung chưa phù hợp được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, một lần bằng văn bản.

Đối với bộ phận TN&TKQ: Trong thời hạn 02 (tính từ ngày có văn bản đề nghị của lãnh đạo phòng chuyên môn), bộ phận TN&TKQ có văn bản về hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ hoặc gia hạn thêm thời gian trả kết quả và có trách nhiệm thông báo đến tổ chức, cá nhân trong thời gian sớm nhất (nhưng không quá 03 ngày). Thời gian giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, kể từ ngày tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh các yêu cầu, điều chỉnh, bổ sung hồ sơ TTHC.

- Trường hợp cá biệt, hồ sơ có nhiều nội dung đề nghị điều chỉnh, bổ sung nhưng không thể giải thích đầy đủ bằng văn bản, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ thông báo cho tổ chức, cá nhân (ghi rõ thời gian, nội dung) đến tại bộ phận TN&TKQ để công chức phòng chuyên môn trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ.

- Đối với những trường hợp chưa thể giải quyết theo thời gian quy định: Trong thời hạn trước 02 ngày tính theo ngày hẹn trả kết quả, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ gia hạn thêm thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Việc gia hạn thời gian trả kết quả chỉ thực hiện 01 lần nhưng không quá 1/3 thời hạn giải quyết theo quy định của từng loại thủ tục hành chính.

- Lãnh đạo bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, lãnh đạo phòng chuyên môn và công chức (chịu trách nhiệm chính) trực tiếp xin lỗi hoặc phát hành văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân khi hồ sơ có hai lần sai sót liên quan đến một trong các trường hợp sau: Tiếp nhận thiếu thành phần, số lượng; hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung nội dung hồ sơ; gia hạn thêm thời gian trả kết quả; chậm giao trả kết quả mà không có lý do chính đáng - theo quy định tại Khoản 5 Điều 10 Quy định tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND các huyện, thị xã, thành phố ban hành kèm theo Quyết định số 1735/QĐ-UBND./.