Trong thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện A Lưới đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp. Việc ban hành danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ngày càng được quan tâm, góp phần gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; kịp thời cung cấp nhiều thông tin phục vụ tốt cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, đơn vị và các địa phương.
Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị, địa phương chưa nhận thức đúng vị trí, tầm quan trọng và việc tuân thủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị chưa chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; một số cán bộ, công chức, viên chức chưa có thói quen lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được giao và chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan diễn ra còn khá phổ biến ở các cơ quan, đơn vị hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng các quy trình nghiệp vụ theo quy định; phần lớn hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị vẫn do cán bộ, công chức, viên chức quản lý dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tích đống, phân tán và chưa được thu thập đầy đủ và nộp lưu theo quy định (Đến nay mới thu thập và chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng tại Kho lưu trữ huyện, các đơn vị còn lại vẫn chưa triển khai thực hiện việc thu thập và chỉnh lý tài liệu lưu trữ).
Để từng bước thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng nhằm từng bước đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị rất cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị; sự vào cuộc và chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Trong đó, công tác tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đóng một vai trò hết sức quan trọng.
Trong khuôn khổ bài viết này, xin giới thiệu một số quy định cụ thể liên quan đến vai trò, trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 27/5/2014 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế:
1. Trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị: Hàng năm, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình (Khoản 1 Điều 27).
Như vậy, hàng năm người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải rà soát chức năng, nhiệm vụ được phân công, phụ trách để ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; đồng thời, thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định của cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc cụ thể .
Đồng thời, nhằm tăng cường công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, ngày 30 tháng 10 năm 2013, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã ban hành Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND, trong đó nêu rõ: “1. Thủ trưởng các cơ quan đơn vị, địa phương có trách nhiệm: a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. b) Chỉ đạo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức hoặc người phụ trách công tác hành chính tham mưu ban hành Danh mục hồ sơ công việc; tăng cường chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý. c) Kết quả của việc thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong những tiêu chí để đánh giá và bình xét thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không thực hiện nghiêm công tác này…”.
2. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức: Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết; giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định (Khoản 3 Điều 27).
Hồ sơ công việc và lập hồ sơ công việc được định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ công việc là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (Khoản 12 Điều 2).
Việc lập hồ sơ công việc bao gồm những bước sau:
a) Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao; cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ; các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ; đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ công việc được lập: Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều (Khoản 1, 2 Điều 24).
Về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc và sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm (Khoản 2 Điều 25).
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ của cơ quan: Có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp vào kho lưu trữ cơ quan, với một số nhiệm vụ cụ thể: a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; b) Phối hợp với cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; c) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu; f) Vận hành phần mềm Lưu trữ cơ quan để tiếp nhận tài liệu điện tử được đồng bộ từ Phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành (Điều 30).
(Một số tiêu đề hồ sơ tiêu biểu kèm theo)./.