Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong từng cơ quan, tổ chức, đơn vị. Vị trí việc làm gồm 03 loại: Vị trí việc làm do một người đảm nhận; vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận và vị trí việc làm kiêm nhiệm. Việc xác định vị trí việc làm phải căn cứ vào các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị; tính chất, yêu cầu, quy mô và mức độ phức tạp của công việc; mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan, tổ chức, đơn vị. về nguyên tắc xác định vị trí việc làm phải bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và phù hợp với điều kiện thực tiễn; Mỗi vị trí việc làm luôn gắn với một chức danh ngạch công chức nhất định. Đối với vị trí việc làm là lãnh đạo quản lý thì có thêm chức danh lãnh đạo quản lý, phải tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý công chức. Cấu trúc của mỗi vị trí việc làm trong cơ quan, tổ chức, đơn vị gồm bản mô tả công việc và khung năng lực phù hợp để hoàn thành công việc. Việc xác định vị trí việc làm trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị được thực hiện theo phương pháp tổng hợp, nghĩa là việc kết hợp giữa hoạt động phân tích tổ chức và phân tích công việc...

Cơ cấu ngạch công chức của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị là tỷ lệ % công chức giữ các ngạch phù hợp với danh mục vị trí việc làm và biên chế công chức tương ứng. Bởi vậy, nguyên tắc xác định cơ cấu ngạch công chức cần phải căn cứ vào số lượng danh mục vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế đã được xác định; việc xác định chức danh ngạch công chức của mỗi vị trí việc làm phải đảm bảo phù họp với lĩnh vực hoạt động chuyên ngành; phải tuân thủ quy định ngạch công chức cao nhất được áp dụng trong từng cấp hành chính hoặc từng cơ quan, tổ chức, đơn vị; căn cứ tiêu chuẩn ngạch công chức và bản mô tả công việc, khung năng lực phù hợp của mỗi vị trí việc làm. Căn cứ xác định cơ cấu ngạch công chức dựa vào danh mục vị trí việc làm; tiêu chuẩn và chức danh ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm.

Các cơ quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm xây dựng Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạnh công chức; tổng hợp sản phẩm của Đề án để trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Hàng năm, khi có biến động về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, bộ máy; tính chất, đặc điểm, yêu cầu công việc, độ phức tạp, quy mô, phạm vi, đối tượng phục vụ; mức độ hiện đại hóa cồng sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc, ứng dụng công nghệ thông tin thì cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm xây dựng đề án điều chỉnh vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức trình cơ quan có thẩm quyền theo quy định.