Với mục tiêu phối hợp thực hiện hiệu quả kế hoạch trồng 200 ha mây nước trong năm 2013 (cả tập trung và phân tán) mà chỉ tiêu Nghị quyết đã đề ra. Trong đó: các nội dung cam kết cụ thể như sau:
Về kế hoạch và lịch làm việc:
1. Căn cứ vào nhiệm vụ đã được phân công và/hoặc cam kết đã được ghi nhận, mỗi bên chủ động xây dựng kế hoạch triển khai tổ chức thực hiện cả năm, quý, tháng và lịch công tác hàng tuần. Đề cương lập kế hoạch chỉ đạo theo mẫu chung đã được Tư vấn Dự án Mây Bền vững tập huấn.
2. Mỗi bên chịu trách nhiệm đôn đốc cán bộ được phân công chỉ đạo ở từng xã thuộc trách nhiệm của Đơn vị mình lập kế hoạch công tác và lịch chỉ đạo; đôn đốc cán bộ chỉ đạo ghi chép các hoạt động tại hiện trường vào sổ tay chỉ đạo.
3. Lịch công tác tuần của từng cán bộ chỉ đạo liên quan đến trồng mây phải được xây dựng vào ngày thứ hai đầu tuần và gửi cho tất cả các bên liên quan chậm nhất là 16h30 cùng ngày.
Về chia sẻ thông tin
1. Mọi thông tin liên quan đến triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch trồng mây năm 2013 trong khuôn khổ Kế hoạch số 64 của UBND huyện và Biên bản ghi nhớ này đều phải được gửi cho tất cả các bên còn lại.
2. Định kỳ, hàng tuần, báo cáo kết quả công việc trong tuần, những việc đã làm được, chưa làm được và xây dựng lịch công tác của tuần tới.
3. Tình huống phát sinh: Bất kỳ một tình huống phát sinh nào xảy ra trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch trồng mây, dù giải quyết được hay không được, thuộc trách nhiệm của cán bộ nào, đơn vị nào đều phải được thông tin kịp thời, nhanh nhất có thể, cho tất cả các bên liên quan bằng phương tiện điện thoại hoặc Email và sau đó là báo cáo chính thức bằng văn bản.
4. Trách nhiệm cung cấp thông tin: Tất cả các cán bộ được phân công chỉ đạo trồng mây ở huyện và đại diện của tất cả các bên liên quan tham gia ký kết biên bản cam kết này.
Về phương tiện chuyển tải thông tin
Mọi thông tin kế hoạch, lịch công tác của các bên liên quan đều được chuyển cho nhau thông qua Email hoặc điện thoại hay fax. Ngoài ra, các thông tin có tính chất quan trọng, chính thức theo quy định phải ký và đóng dấu (như thông báo kết luận, quyết định,...), ngoài phương tiện nói trên, sẽ được chuyển bằng đường bưu điện hoặc đưa trực tiếp.
Về xử lý thông tin
1. Ban QLDA trồng rừng 147 chịu trách nhiệm chủ trì xử lý tất cả những vấn đề phát sinh, những đề xuất trong phạm vi trách nhiệm của Chủ đầu tư trồng rừng 147.
2. Trạm Khuyến nông lâm ngư huyện chịu trách nhiệm chủ trì xử lý những vấn đề và những đề xuất liên quan đến kỹ thuật trồng mây và trong phạm vi quan hệ giữa Trạm (được UBND huyện ủy quyền) với Dự án Mây Bền vững trong khuôn khổ hợp đồng đã được ký kết.
3. Hạt Kiểm lâm huyện chịu trách nhiệm chủ trì giải quyết những vấn đề phát sinh hoặc đề xuất liên quan đến việc giao rừng tự nhiên.
4. Ban chỉ đạo trồng rừng 147 huyện trực tiếp chủ trì giải quyết các vấn đề phát sinh, các vướng mắc, tồn tại trong quá trình tổ chức thực hiện khi có báo cáo của các bên liên quan hoặc theo đề nghị của Dự án Mây bền vững, sau khi đã thực hiện các nội dung quy định tại khoản 1,2,3, nói trên mà không đạt được kết quả mong đợi.
5. Dự án Mây bền vững và Tư vấn Dự án tham dự tất cả các cuộc họp xử lý thông tin, khi nhận được giấy mời của Đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì bằng phương tiện Email và cả đường bưu điện.
6. Tư vấn Dự án có vai trò là cầu nối giữa các bên trong việc thúc đẩy và chia sẻ thông tin theo các nội dung được xác định trong biên bản ghi nhớ này cũng như các ghi nhận đã được cam kết trước đó giữa UBND huyện và Dự án mây Bền vững. Tư vấn có trách nhiệm hỗ trợ tăng cường năng lực cho tất cả các bên liên quan về quản lý, chính sách, kỹ thuật và hiện trường; đồng thời giúp Dự án Mây bền vững và Ban chỉ đạo trồng rừng 147 huyện thực hiện vai trò giám sát, đánh giá và báo cáo mọi hoạt động tổ chức thực hiện trong khuôn khổ của các biên bản ghi nhớ.