Quy chế có 43 điều với 04 chương, bao gồm: Những quy định chung, công tác văn thư (với 4 mục: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu), công tác lưu trữ (với 02 mục: Công tác thu thập và bổ sung tài liệu; bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ) và tổ chức thực hiện.

Trong đó, công tác văn thư  được quy định rõ tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; công tác lưu trữ được quy định bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Đồng thời, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan đơn vị và các cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ:

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định và tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, Ủy ban nhân dân tỉnh; b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền; c) Chỉ đạo việc số hóa văn bản, phát hành văn bản điện tử và trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết (máy fax, máy scan, …) theo quy định;

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng): Chánh Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, vận hành phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.

3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị: Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.

4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân: Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng và các quy định tại Quy chế này.

5. Người làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ; phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ.

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: a) Phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy chế này; b) Căn cứ Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Nếu các cơ quan, tổ chức không có quy định gì khác chi tiết hơn các quy định của Quy chế này thì áp dụng Quy chế này cho cơ quan, tổ chức mình./.